Внедрение Битрикс24 в Уфе

Компания покупает CRM, чтобы навести порядок в продажах, а получает электронный журнал, куда менеджеры вносят данные задним числом. Причина одна: систему настроили по типовому шаблону, не разобравшись, как в этой компании ходит заявка. Поэтому внедрение Битрикс24 мы начинаем с предпроектного разбора. Главный вопрос первых двух дней – что мы выясним до того, как откроем портал.

РОСТСАЙТ работает с 2011 года и ведёт проекты в 79 городах России. В Уфе к нам чаще всего приходит промышленный B2B: подрядчики нефтехимии и энергетики, машиностроительные предприятия, поставщики оборудования и комплектующих, проектные и монтажные организации, оптовая торговля, и часть из них обслуживает площадки по всей Республике Башкортостан. У таких компаний сделка идёт неделями, решение принимает не один человек, и типовая воронка из четырёх этапов им не подходит.

Почему разбор идёт раньше настройки

Настроить портал по общей схеме можно за день, и это самый быстрый способ потратить бюджет впустую: люди не понесут в такую систему свои сделки. Разбор занимает один-два дня. Мы проходим маршрут заявки целиком, отмечая каждую передачу между сотрудниками и каждую точку ожидания с реальным сроком. Получается схема на лист, по которой видно, какие поля нужны в карточке, где нужен робот, а где достаточно регламента. Дальше эта схема превращается в техническое задание, и уже по нему считается смета.

Интервью с руководителем: цифры, которых у него нет

Первый разговор – с собственником или коммерческим директором, час-полтора. Мы просим разобрать по датам три последних крупных сделки: когда пришёл запрос, когда ушёл расчёт, сколько ждали решения, кто согласовывал цену, почему выбрали вас. Затем вопросы про статистику: сколько запросов было в прошлом квартале, какая доля дошла до договора, какой средний срок сделки, из-за чего чаще всего проигрываете. Точных ответов обычно нет, и это нормально – именно они формируют список отчётов, которые надо будет собрать. Тут же фиксируем ограничения: какие данные не должны быть доступны всем и какие решения обязаны остаться за человеком.

Интервью с отделом продаж: три версии одного процесса

Менеджеров опрашиваем отдельно, без руководителя, иначе услышим регламент. Показательно, что версии расходятся не только с директорской, но и между собой: у одного менеджера расчёт делает технический специалист, у другого он считает сам по старому файлу, у третьего цена берётся из прошлогоднего договора. Единого процесса в компании просто нет, хотя все уверены в обратном, и так выглядит почти каждый первый разбор у поставщиков Уфы. Второй результат разговора – хронометраж ручной работы: сколько минут в день уходит на сбор коммерческого предложения, поиск реквизитов, копирование данных в счёт. Это будущая экономия, и её полезно измерить до запуска, чтобы потом было с чем сравнить.

Тендерные сделки промышленной Уфы и их место в воронке

У промышленных поставщиков часть выручки идёт через закупочные процедуры, и такая сделка живёт по своим правилам: публикация, подготовка заявки, подача до жёсткого срока, ожидание итогов, договор. Смешивать её с обычной продажей нельзя – сроки и конверсия разные, а отчёт по общей воронке становится бесполезным. Мы разводим их на две отдельные воронки, и у тендерной появляется главное – дата подачи как контрольная точка, от которой считаются напоминания. Заодно на разборе выясняется, кто отслеживает закупки предприятий по Уфе и республике и что происходит, когда ответственный в отпуске.

Карта заявки, когда решение принимают четыре человека

В промышленной сделке со стороны клиента участвуют снабженец, технический специалист, финансист и руководитель, работают они нередко на разных площадках в Уфе и за её пределами, и каждый может сделку остановить. Поэтому в карте пути мы отмечаем не только этапы, но и роли: кто запросил, кто согласует технику, кто утверждает бюджет. В системе это становится списком контактов внутри компании с пометкой роли, а не одним телефоном снабженца. Практическая польза видна сразу: когда сделка стоит, менеджер понимает, у кого именно она стоит, а руководитель видит в отчёте типовое место остановки – чаще всего это техническое согласование, а не цена.

Признак перехода этапа: договорённость или документ

Каждому этапу мы задаём проверяемый признак перехода – факт в карточке, а не мнение менеджера. Не «клиент думает», а «отправлено технико-коммерческое предложение». Не «согласовываем», а «получено подтверждение по спецификации». Если признак нельзя увидеть, этап переписывается. Одновременно назначаем ответственного и предельное время стоянки: например, ответ на отправленный расчёт ждём пять рабочих дней, дальше включается напоминание. Отчёт по конверсии после этого показывает реальную картину, а планёрка перестаёт быть пересказом ощущений.

Что попадает в ТЗ: поля, роли, роботы, отчёты

Через два-три дня после интервью вы получаете техническое задание на согласование. В нём:

• структура воронок, этапы и признак перехода для каждого;
• поля карточек лида, сделки, компании и контакта – только те, которые кто-то реально заполняет;
• оргструктура и права доступа: кто видит своих клиентов, кто отдел, кто компанию целиком;
• роботы и автозадачи в формате «событие – действие»;
• перечень каналов и интеграций с указанием, что именно передаётся;
• состав отчётов и план обучения;
• отдельный раздел – работы, которые мы намеренно откладываем на второй этап.

Документ читается вместе с опрошенными менеджерами и правится построчно: сейчас правка стоит ноль, после настройки – деньги и срок.

Почему список интеграций мы составляем в конце разбора

Заказчики обычно начинают разговор с интеграций: нужна 1С, нужна телефония, нужен обмен с сайтом. Мы этот список составляем последним, когда уже понятен процесс. Иначе легко оплатить обмен, который никому не нужен, и не заметить того, что действительно тормозит работу. Типичный пример: компания просит выгрузку всей номенклатуры из 1С, а по разбору выясняется, что менеджерам нужны только остатки и цены по десяти группам, и это в разы дешевле. Обмен с 1С стоит от 90 000 ₽ и занимает две недели, телефония с мессенджерами – от 35 000 ₽ и три дня.

Обучение команды: почему сессий всегда две

Проект сдаётся не тогда, когда всё настроено, а тогда, когда команда начала работать в системе. Обучение занимает два дня и идёт двумя разными сессиями, а время встреч подбираем с учётом двух часов разницы между Уфой и Москвой. Менеджерам показываем их ежедневный маршрут: где брать задачи, как вести карточку, как выставить счёт из системы, что делать со звонком с неизвестного номера. Руководителю показываем другое: как читать воронку, где смотреть причины отказов, как настроить сводку. Обе сессии записываем на видео, чтобы нового сотрудника вводили без нас. Плюс регламент на одну страницу – он же служит проверкой ТЗ на понятность. Первые тридцать дней после запуска доработки бесплатны: на живых сделках всегда всплывает то, чего не было ни в одном интервью.

Смета до старта и как она защищает обе стороны

Стоимость считается по утверждённому ТЗ и фиксируется договором. Ориентиры по направлению:

• экспресс-запуск – от 60 000 ₽, пять рабочих дней: базовая воронка, карточки, права, обучение;
• внедрение под ключ – от 180 000 ₽, три-четыре недели: аудит процессов, роботы, интеграции, отчёты, регламент;
• портал с задачами, проектами, базой знаний и согласованиями – от 70 000 ₽, две недели;
• абонентское сопровождение и развитие – от 15 000 ₽ в месяц.

Лицензию вы покупаете напрямую у вендора и владеете ей сами, в наши работы она не входит. Фиксированная смета выгодна обеим сторонам: вы знаете сумму заранее, мы не переделываем настроенное по пятому кругу. Прочие направления собраны в разделе автоматизация бизнеса, смежные задачи – в услугах и на странице чат-боты.

Начните с бесплатного разбора: за полчаса разговора обычно становится ясно, где именно стоят ваши сделки и нужен ли вам полный проект или хватит экспресс-запуска. Позвоните +7 (901) 417-22-12 или оставьте заявку на сайте.